転職活動を始めて、職務経歴書を書こうとしたものの、
「何から書けばいいかわからない」
「仕事内容を並べるだけでいい？」
「実績といっても、大した数字がない……」
と手が止まっていませんか。
履歴書なら記入する項目がある程度決まっていますが、職務経歴書は自由度が高いぶん、初めて作ると意外と難しいものです。
しかし、最初から格好いい文章を書く必要はありません。
職務経歴書で大切なのは、
「私はすごい人です」と伝えることではなく、「これまで何を経験し、次の会社で何ができそうな人なのか」を採用側が判断できるようにすること
です。
この記事では、職務経歴書に何を書けばいいのか、基本構成から実績の書き方、営業・事務・IT職の具体例、完成後のチェック方法まで順番に解説します。
すでに職務経歴書を書いている人も、自分の書類と見比べながら読んでみてください。
職務経歴書と履歴書は何が違う？
まず混同しやすいのが、履歴書と職務経歴書です。
履歴書は、氏名、連絡先、学歴、職歴、資格など応募者の基本情報を伝える役割があります。
一方の職務経歴書では、
どんな会社で働いたのか。
何を担当したのか。
どんな経験やスキルがあるのか。
どのような成果を出したのか。
といった仕事の中身を詳しく伝えます。
そのため、
「株式会社○○ 営業部 2019年4月〜2025年3月」
だけでは十分に経験が伝わりません。
法人営業なのか。
個人営業なのか。
新規開拓なのか。
既存顧客中心なのか。
何社を担当していたのか。
どのような商品を扱っていたのか。
実績はどうだったのか。
ここまで書くことで、採用担当者は初めて、
「この人なら今回の営業職でも経験を活かせそうだ」
と判断しやすくなります。
職務経歴書には何を書く？まず基本構成を知ろう
職務経歴書には絶対にこの形式でなければならない、という一つだけの正解があるわけではありません。
ただ、初めて作るなら基本的な流れを押さえておくと書きやすくなります。
代表的なのは、
職務要約 → 職務経歴 → 活かせる経験・スキル → 資格 → 自己PR
という流れです。
転職回数や職種によって構成は調整できます。
重要なのは、項目を増やすことではなく、応募先が知りたい情報を見つけやすくすることです。
それぞれ見ていきましょう。
最初の「職務要約」でキャリア全体を伝える
職務要約は、これまでのキャリアを短くまとめる部分です。
採用担当者が最初に読む可能性が高いため、
「私は何をしてきた人なのか」
がわかる内容にします。
たとえば営業職なら、
「大学卒業後、法人向けITサービスを提供する○○株式会社へ入社。約6年間、中小企業を対象とした新規・既存営業を担当してきました。直近3年間は既存顧客約50社を担当し、契約更新に加えて追加提案にも従事。2024年度には年間売上○○万円、目標達成率○○％を達成しました。」
という形です。
ここで会社の歴史や細かい仕事内容まで全部説明する必要はありません。
職種・経験年数・主な仕事内容・特徴的な実績
が伝われば、その後の職務経歴を読みやすくなります。
職務経歴は「会社名＋仕事内容」だけで終わらせない
次に、これまで勤務した会社ごとの経験を書きます。
会社名、在籍期間、事業内容などに加えて、自分が担当した仕事を整理します。
営業なら、
担当商品。
顧客。
新規・既存の割合。
担当エリア。
営業方法。
担当社数。
目標。
実績。
などです。
ITエンジニアなら、
プロジェクト概要。
担当工程。
開発環境。
使用言語。
チーム規模。
自分の役割。
などが考えられます。
経理なら、
月次決算。
年次決算。
連結決算。
税務。
予算管理。
使用システム。
マネジメント経験。
など、職種によって採用側が知りたい項目は変わります。
職務経歴書は、自分史を書く書類ではありません。
応募する仕事と関係の深い経験ほど、具体的に書く
と考えると整理しやすくなります。
「担当しました」から一歩進めると職務経歴書は変わる
職務経歴書で非常によくあるのが、
「法人営業を担当しました」
「資料作成を担当しました」
「Webサイト制作を担当しました」
という書き方です。
間違いではありません。
ただ、これだけでは同じ職種の応募者との違いがわかりません。
そこで、
何を → 誰に → どの程度 → どう工夫した → どうなった
まで掘り下げます。
たとえば、
「法人営業を担当」
なら、
「従業員50〜300名規模の法人を中心に約40社を担当。既存顧客への契約更新と追加提案を行い、顧客の利用状況をもとに提案内容を見直した」
というように具体化できます。
さらに実績があるなら、
「その結果、年間売上○○万円、目標達成率○○％」
などを加えます。
採用担当者が知りたいのは肩書きだけではなく、その人が実際にどのくらいの仕事を任されていたのかです。
数字を入れると実績が伝わりやすくなる
職務経歴書では、
「売上アップに貢献しました」
より、
「前年比○％の売上増加」
のほうが規模感を想像しやすくなります。
使える数字は売上だけではありません。
営業なら、
売上金額。
達成率。
契約件数。
新規顧客数。
担当顧客数。
順位。
など。
事務なら、
処理件数。
対応人数。
作業時間。
ミスの削減。
管理したデータ量。
など。
マネージャーなら、
チーム人数。
予算。
担当拠点数。
育成人数。
などがあります。
ただし、ここで大切な注意点があります。
数字を作らないことです。
正確に覚えていないのに、
「売上を30％伸ばしました」
と適当に書いてはいけません。
数字が確認できないなら、無理に数値化する必要はありません。
数字で表せない仕事はどう書く？
ここで事務職などの人から、
「営業ではないので、売上実績なんてありません」
という疑問が出てきます。
問題ありません。
成果は売上だけではないからです。
たとえば、
「新入社員向けの業務マニュアルを作成し、教育担当者によって異なっていた説明内容を統一した」
「Excelで管理表を見直し、毎月手作業で行っていた集計工程を簡略化した」
「問い合わせ内容を分類して社内FAQを作成し、同じ問い合わせへの対応を減らした」
なども仕事上の改善です。
ポイントは、
課題 → 自分が行ったこと → 変化
で考えること。
数字がなくても、自分が仕事の中で何を考えて行動したのかは説明できます。
営業職の職務経歴書はこう変える
具体例を見てみましょう。
悪いわけではないものの、情報が少ない例です。
「法人営業として新規開拓および既存顧客への提案を担当。顧客との関係構築を大切にし、売上向上に貢献しました。」
これだけでは、どの程度の営業経験なのかわかりません。
そこで、
「法人向け業務システムの営業として、従業員100〜500名規模の企業を担当。新規開拓と既存顧客への追加提案に従事し、年間約○社への提案を実施。既存顧客の利用状況を分析して追加提案につなげ、2024年度は年間目標○○万円に対して達成率○○％となった。」
というようにします。
商品。
顧客。
営業方法。
規模。
成果。
が見えるようになりました。
実際に書くときは、自分の正確な経験と数字に置き換えてください。
事務職は「日常業務＋改善」で考える
事務職では、
「電話対応、来客対応、資料作成、データ入力」
だけになりがちです。
もちろん担当業務として必要ですが、それだけでは本人の特徴が見えにくくなります。
そこで、
「営業事務として営業担当8名を支援。見積書・請求書作成、受発注処理、顧客からの問い合わせ対応を担当。属人化していた受注管理表を見直し、入力項目と確認手順を統一。新任担当者でも処理できるよう業務マニュアルを作成した。」
というように、
日常業務の中で工夫したこと
を探します。
毎日の仕事を振り返ると、
「自分では普通だと思っていたけれど、実は自分が改善した」
という仕事が見つかることがあります。
ITエンジニアは「技術名を並べるだけ」にしない
ITエンジニアの場合、
Java、Python、AWS、SQL……
と技術を大量に並べるだけでは、実務経験の深さが伝わりにくい場合があります。
技術だけでなく、
何のシステムか。
どの工程を担当したか。
どのくらいの規模か。
チーム内でどんな役割だったか。
まで書きます。
たとえば、
「ECサイトの機能追加プロジェクトに参画。Javaを使用したバックエンド開発を担当し、詳細設計、実装、単体テストを経験。5名の開発チームで○○機能を担当した。」
という形です。
リーダー経験があるなら、
進捗管理。
レビュー。
メンバー育成。
顧客との調整。
なども重要な経験になります。
自己PRは「性格」ではなく仕事の再現性を書く
自己PRになると、
「責任感があります」
「コミュニケーション能力があります」
「最後まで諦めません」
と書きたくなります。
これらが悪いわけではありません。
ただ、それだけでは根拠がありません。
自己PRでは、
強み → 実際の仕事で発揮した場面 → 結果 → 次の会社でどう活かすか
までつなげます。
たとえば、
「私の強みは、複数部署の意見を整理して業務を進める調整力です。○○プロジェクトでは営業・開発・顧客の要望が異なる中、それぞれの条件を整理して優先順位を設定し……」
というように、実際の経験を根拠にします。
「私はコミュニケーション能力があります」
ではなく、
「どんな状況で、その能力を使ったのか」
を説明しましょう。
求人ごとに職務経歴書を少し変える
職務経歴書を一度完成させたら、すべての企業へ同じものを送る人もいるでしょう。
基本となる職務経歴書を作っておくこと自体は効率的です。
ただし応募先によって、求められている経験は違います。
たとえば同じ営業経験でも、
A社は新規開拓経験を重視。
B社は大手法人との折衝経験を重視。
C社はマネジメント経験を重視。
ということがあります。
A社へ応募するなら新規開拓。
B社なら大手顧客。
C社ならチーム運営。
というように、応募先が求める経験と関連する部分を見つけやすくすることが大切です。
求人票の「必須経験」「歓迎経験」「仕事内容」を見ながら、自分の経験との接点を確認してください。
求人票の言葉を無理なく職務経歴書へ反映する
求人票を読むと、
「法人営業経験3年以上」
「プロジェクトマネジメント経験」
「顧客折衝経験」
など具体的な条件が書かれています。
自分にその経験が実際にあるなら、職務経歴書でもわかるように書きます。
たとえば顧客折衝経験が求められているのに、
「システム開発を担当」
だけでは、その経験が伝わりません。
実際に顧客と要件を調整していたなら、
「顧客との要件調整を担当」
まで書きます。
これはキーワードを大量に詰め込むという意味ではありません。
持っている経験なのに、書いていないため伝わらない状態をなくす
ということです。
職務経歴書は何ページがいい？
「職務経歴書は絶対2ページ」
のように、ページ数だけを目的にする必要はありません。
職歴が短い人と、複数社・複数プロジェクトを経験している人では必要な情報量が違います。
大切なのは、
必要な経験が入っている。
同じ内容を繰り返していない。
重要度の低い情報で膨らんでいない。
読み手が経験を追いやすい。
という状態です。
長くなった場合は、
「この情報は応募先が自分を判断するために必要か？」
と考えて削っていきます。
逆に1ページに収めるために、重要な実績まで削る必要もありません。
転職回数が多い場合はどう書く？
転職回数が多い人ほど、すべての会社を同じ分量で書くと職務経歴書が長くなります。
そんなときは、応募先との関連性を考えます。
直近の経験。
応募職種に近い経験。
重要な実績。
について詳しく書き、関連性の低い古い経験は簡潔にまとめる方法があります。
ただし、職歴そのものを都合よく隠したり、在籍期間を変えたりしてはいけません。
情報を偽るのではなく、説明する濃さを調整する
という考え方です。
未経験転職では「今の経験との接点」を書く
未経験職種へ応募する場合、
「経験がないから職務経歴書に書くことがない」
と思うかもしれません。
しかし、本当にすべてがゼロとは限りません。
たとえば法人営業から採用職へ転職したいなら、
ヒアリング。
面談。
顧客折衝。
提案。
社内調整。
数値管理。
など、共通して使える経験があるかもしれません。
営業からITエンジニアを目指すなら、技術経験そのものは不足していても、
顧客の課題を聞く力。
プロジェクトを進める力。
学習している技術。
個人で作成した成果物。
など、関連づけられるものを整理します。
未経験なのに、
「実務経験があります」
と見せるのではありません。
未経験であることはそのままに、これまでの経験から何を持っていけるかを示す
ことがポイントです。
30代・40代は職歴を全部細かく書かない
社会人経験が長くなると、
「20年間の仕事を全部説明しなければ」
と思いがちです。
しかし、採用担当者が知りたいのは人生の全記録ではありません。
特に30代・40代なら、
専門性。
成果。
役割の変化。
マネジメント。
プロジェクト。
顧客折衝。
業務改善。
など、これまでのキャリアで積み上がったものが重要になります。
若い頃に担当した細かな業務を大量に並べるより、
現在の自分を作った経験が何なのか
を考えて情報量に強弱をつけましょう。
「年収を上げたい人」ほど職務経歴書で役割を伝える
転職で年収アップを希望しているなら、単に希望年収を書くだけでは十分ではありません。
企業側が、
「この仕事を任せられるなら、この条件で採用したい」
と思える経験が必要です。
特に給与レンジが広い求人では、
メンバー。
リーダー。
マネージャー。
専門職。
など、想定する役割によって提示額が変わる可能性があります。
だからこそ職務経歴書でも、
何人をまとめたのか。
どの程度の案件を任されたのか。
どこまで自分で判断したのか。
顧客や経営層とどこまで関わったのか。
など、役割の大きさがわかるようにします。
関連記事：求人の年収レンジの見方｜上限額を信じていい？
書き終わったら「採用担当者になったつもり」で読む
職務経歴書を書き終えると、文章の誤字脱字ばかり気になります。
もちろんチェックは必要です。
しかし、それ以上に確認したいことがあります。
自分の職種がわかるか。
何年くらい経験しているかわかるか。
どんな仕事を任されていたかわかるか。
強みがわかるか。
応募求人との接点がわかるか。
実績の根拠がわかるか。
これらを確認します。
可能なら一晩置いて、翌日にもう一度読んでみてください。
自分が書いた直後には気づかなかった、
「この文章、何を言いたいのかわからないな」
という部分が見つかることがあります。
誤字脱字より怖いのは「数字と日付の矛盾」
最終チェックでは誤字脱字だけでなく、内容の整合性を確認します。
特に、
入社年月。
退職年月。
異動時期。
昇進時期。
プロジェクト期間。
売上などの数字。
資格取得年月。
には注意しましょう。
履歴書では2021年入社なのに、職務経歴書では2020年になっている。
面接で話した売上実績と書類の数字が大きく違う。
こうした矛盾は避けたいところです。
完成したら履歴書と職務経歴書を並べて確認すると見つけやすくなります。
自分では良し悪しがわからないなら第三者に見てもらう
職務経歴書で難しいのは、自分の仕事を自分で評価することです。
本人にとっては、
「これくらい誰でもやっている」
と思っていた仕事が、転職市場では評価される経験かもしれません。
反対に、自分では大きな実績だと思っていても、応募先が求めている経験とは少し違うこともあります。
そこで、
同じ業界で働く知人。
転職経験者。
キャリアアドバイザー。
など、第三者に見てもらう方法があります。
見てもらうときは、
「どうですか？」
だけではなく、
「この職務経歴書を読んで、私が何をできる人だと思いましたか？」
と聞いてみてください。
自分が伝えたかった内容と相手が受け取った内容が一致しているか確認できます。
20代ならAgent Kikkakeで職務経歴書を見てもらう方法もある
20代で、
「初めての転職で職務経歴書の書き方がわからない」
「自分の強みが何なのかわからない」
「書いてみたけれど、企業からどう見えるのか知りたい」
という場合は、転職エージェントに添削してもらう方法もあります。
Agent Kikkakeは現在20代の転職支援に特化しており、元人事の視点を活かしたキャリアの棚卸し、履歴書・職務経歴書の添削、面接対策などを行っています。
特に職務経歴書では、
「自分が書きたいこと」と「採用側が知りたいこと」は必ずしも同じではありません。
一度自分で作ってから第三者に見てもらうと、抜けている経験にも気づきやすくなります。
20代で書類作成から面接まで相談したい場合は、選択肢の一つとして確認してみるとよいでしょう。
職務経歴書が完成したら面接対策にも使う
職務経歴書は、書類選考を通過するためだけの書類ではありません。
面接でも職務経歴書をもとに質問されることがあります。
だからこそ完成したら、
「この実績について詳しく教えてください」
「なぜこの改善を行ったのですか？」
「このプロジェクトで一番大変だったことは？」
と聞かれた場合に説明できるか確認しておきます。
職務経歴書に、
「売上を前年比120％に改善」
と書いたなら、
なぜ伸びたのか。
自分は何をしたのか。
他のメンバーの成果ではないのか。
再現できるのか。
まで説明できるようにしておきます。
職務経歴書に書く内容と、面接で話す内容は別物ではありません。
職務経歴書は面接の質問を作る材料でもある
と考えて作ると、面接準備までつながります。
最後に職務経歴書を5分でチェック
応募ボタンを押す前に、もう一度確認してみましょう。
職務要約を読めば何をしてきた人かわかるか。
仕事内容だけでなく役割や実績が書かれているか。
数字を使えるところは具体化できているか。
求人票が求める経験との接点がわかるか。
履歴書と日付や内容が矛盾していないか。
この5つを見るだけでも、単なる経歴の一覧から「経験が伝わる職務経歴書」に近づきます。
まとめ 職務経歴書は「すごく見せる書類」ではない
職務経歴書を書くとき、
「自分には書けるような実績がない」
と悩む人は少なくありません。
しかし、華やかな実績を作る必要はありません。
大切なのは、
これまでどんな仕事を任され、その中で何を考え、何をしてきたのか。
それを採用する側が理解できるように書くことです。
営業なら売上だけではなく、顧客や営業方法、担当規模。
事務なら日常業務だけではなく、改善や周囲への支援。
ITエンジニアなら技術名だけではなく、プロジェクト、工程、役割。
管理職なら肩書きだけではなく、人数や責任範囲。
このように仕事を一段深く分解してみてください。
そして完成した職務経歴書を見ながら、
「この書類だけを読んだ人は、私に何を任せられると思うだろう？」
と考えてみましょう。
その答えが応募したい仕事と重なっているなら、かなり良いところまで来ています。
逆に重ならないなら、経験が足りないとは限りません。
持っている経験が、まだ書類上で伝わっていないだけかもしれません。
まずは過去の仕事内容を箇条書きで全部書き出し、そこから「応募先でも使えそうな経験」に印を付けるところから始めてみてください。
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